Lập ngân sách đội

Ngân sách sản phẩm gồm những gì — phần hay bị quên

Ba dòng cuối là nơi ngân sách vỡ. Dự toán chỉ tính chi phí xây sẽ thiếu hụt ngay quý đầu sau khi ra mắt — và đó là lúc khó xin thêm tiền nhất, vì dự án đã được coi là "xong".

Cách xin ngân sách cho được duyệt

• Nói bằng kết quả, không bằng hoạt động. Không xin "6 người trong 6 tháng"; xin "giảm thời gian xử lý hồ sơ từ 11 phút xuống 3 phút, cần 6 người trong 6 tháng".
• Chia theo chặng có điều kiện. Một khoản lớn khó duyệt; ba chặng nhỏ có điều kiện đi tiếp thì dễ hơn nhiều và cũng an toàn hơn cho công ty.
• Nêu phương án rẻ hơn và phương án đắt hơn. Người duyệt cần có lựa chọn; đưa một con số duy nhất khiến họ chỉ có thể nói có hoặc không.
• Nói rõ nếu không làm thì sao. Chi phí của việc không làm thường bị bỏ khỏi phép tính, và nó thường lớn.
• Đem theo số liệu lần trước. Nếu lần trước bạn xin và đạt được điều đã hứa, hãy nhắc lại — uy tín là tài sản ngân sách lớn nhất bạn có.

Khi bị cắt ngân sách giữa chừng

Việc phải làm khi cắt: nói rõ bỏ cái gì, với ai, bằng văn bản. Cắt ngân sách mà không cắt kỳ vọng là cách chắc chắn nhất để cuối quý bị coi là thất bại — và đội sẽ gánh tiếng đó thay cho quyết định tài chính.

Vì sao vai trò của bạn cần cái này

Ví dụ — dự toán bị thiếu ở đâu

Một dự án được duyệt 2,4 tỷ cho 6 tháng. Đây là phần đã tính và phần đã quên:

Không khoản nào trong số này là bất ngờ về bản chất — tất cả đều dự đoán được từ đầu. Chúng bị bỏ sót vì dự toán được lập quanh câu hỏi "cần mấy người trong bao lâu", và mọi thứ không phải lương đều rơi ra ngoài câu hỏi đó.

Và đây mới chỉ là chi phí xây. Chi phí vận hành năm đầu sau ra mắt — hạ tầng, dịch vụ, AI, bảo trì — vào khoảng 700 triệu/năm và chưa có trong bất kỳ dự toán nào.

Definition of done

• Dự toán gồm cả công cụ, dịch vụ bên thứ ba, chi phí AI và thời gian phòng ban khác.
• Có tách riêng chi phí xây và chi phí vận hành sau ra mắt.
• Đề xuất nói bằng kết quả, không bằng số người và số tháng.
• Có ít nhất hai phương án ở hai mức chi phí.
• Đã nêu chi phí của việc không làm.
• Khi bị cắt, đã bỏ hẳn việc và thông báo rõ thay vì cắt đều.
• Có dự toán chi phí vận hành năm đầu sau ra mắt, tách khỏi chi phí xây.
• Uy tín từ lần xin ngân sách trước được nhắc lại bằng số liệu cụ thể.