Hướng dẫn người mới

Leadership

Đưa người mới vào việc nhanh và có hệ thống.

Bạn đang ở đâu với kỹ năng này?

Làm bài Đánh giá Kỹ năng Lãnh đạo cho PM — 3 người đã làm. Một lần làm chấm điểm cho tất cả kỹ năng trong nhóm Leadership, không chỉ kỹ năng này.

Làm bài đánh giá

Kỹ năng này cho bạn điều gì

Bắt đầu từ đây

Hiểu người mới thất bại vì thiếu BỐI CẢNH nhiều hơn vì thiếu năng lực, và bối cảnh không tự truyền sang — nó phải được thiết kế. Biết 30 ngày đầu chỉ có một mục tiêu là hiểu, chưa phải đóng góp.

Khi đã làm được

Chuẩn bị xong trước ngày đến, chạy được tuần đầu theo lịch từng ngày với việc thật từ ngày 3, điều chỉnh cách làm cho ba kiểu người mới khác nhau, khai thác được cửa sổ "thấy điều kỳ lạ" trước khi nó đóng lại, và đo bằng ngày tới lần đóng góp đầu tiên.

Roadmap — Cách học và đạt kỹ năng

Đã đọc 0/9 mục · còn khoảng 6 phút

Cách chúng tôi ghi nhận

Một mục được tính là đã đọc khi nó nằm giữa màn hình đủ lâu so với độ dài của nó (bảng và sơ đồ tính một nửa), bạn vẫn đang cuộn hoặc bấm phím, và bạn đã thấy tới cuối mục. Lướt nhanh hoặc để tab mở không được tính. Chúng tôi chỉ lưu thời gian đọc từng mục — không lưu gì khác.

30 ngày đầu quyết định phần lớn phần còn lại

Người mới hình thành kết luận về công việc rất sớm — công ty này có tổ chức không, mình có được chờ đợi để thành công không, hỏi có phiền ai không. Những kết luận đó hình thành trong vài tuần đầu và rất khó đảo ngược về sau.

Điều phản trực giác: nguyên nhân phổ biến nhất khiến người mới thất bại không phải thiếu năng lực. Tuyển sai năng lực là chuyện có xảy ra nhưng ít. Nguyên nhân phổ biến hơn nhiều là không hiểu bối cảnh — không biết ai quyết gì, vì sao mọi thứ đang như hiện tại, và đâu là việc thật sự quan trọng.

Bối cảnh không tự truyền sang được. Nó phải được thiết kế để truyền.

Cái giá của việc làm qua loa: một người mới mất ba tháng để bắt đầu đóng góp thay vì sáu tuần là ba tháng lương không thu lại được — và thường kèm theo một người nữa bỏ việc trong năm đầu, vì cảm giác bị bỏ rơi những tuần đầu không mất đi.

Kế hoạch 30-60-90 — mỗi mốc có một mục tiêu duy nhất

Giai đoạn	Mục tiêu duy nhất	Người mới nên làm được gì	Dấu hiệu đang lệch
Ngày 1–30 Hiểu	Nắm bối cảnh, chưa cần đóng góp	Giải thích được sản phẩm làm gì cho ai; biết ai quyết gì; hoàn thành một việc nhỏ trọn vẹn	Được giao việc lớn ngay tuần đầu, hoặc không được giao gì cả
Ngày 31–60 Đóng góp	Làm được việc thật với hỗ trợ	Tự chạy một phần việc có kết quả nhìn thấy được; biết hỏi ai khi kẹt	Vẫn phải hỏi từng bước, hoặc im lặng không hỏi gì
Ngày 61–90 Tự chủ	Làm chủ một mảng	Sở hữu một mảng và người khác bắt đầu hỏi họ về mảng đó	Chưa sở hữu gì rõ ràng; vẫn được coi là "người mới"

Sai lầm hay gặp nhất ở mốc 30 ngày đầu: giao việc lớn ngay tuần đầu vì muốn người mới thấy mình hữu ích. Kết quả ngược lại — họ làm mà không hiểu vì sao, ra quyết định sai vì thiếu bối cảnh, rồi mất tự tin.

Sai lầm ngược lại cũng hại không kém: để người mới đọc tài liệu ba tuần liền. Không có việc thật thì không có gì để gắn kiến thức vào, và đọc xong quên hết.

Chuẩn bị trước ngày đầu tiên — làm xong trước khi họ đến

Tài khoản và quyền truy cập đã sẵn sàng. Người mới ngồi chờ cấp quyền trong hai ngày đầu là thông điệp rõ ràng nhất bạn có thể gửi về mức độ tổ chức của công ty.
Chỉ định một người đồng hành, không phải người quản lý. Vai trò của họ là trả lời những câu hỏi mà người mới ngại hỏi sếp — quy tắc ngầm, ai là ai, chỗ ăn trưa.
Viết sẵn việc nhỏ đầu tiên — một việc thật, hoàn thành được trong tuần đầu, có người dùng thật nhìn thấy. Sửa một lỗi nhỏ, viết một tài liệu còn thiếu.
Xếp lịch gặp 5–7 người trong hai tuần đầu, kèm lý do vì sao gặp từng người. Không có lý do thì cuộc gặp thành nói chuyện xã giao và không đọng lại gì.
Chuẩn bị bản đồ bối cảnh: sản phẩm làm gì cho ai, ba quyết định lớn gần đây và lý do, ai quyết việc gì, những thứ đã thử và thất bại.

Mục cuối là mục quý nhất và gần như không bao giờ tồn tại. "Những thứ đã thử và thất bại" giúp người mới không đề xuất lại một ý tưởng đã chết hai lần — và giữ cho họ không bị coi là ngây thơ trong tháng đầu.

Tuần đầu — lịch cụ thể theo ngày

Ngày	Việc chính	Vì sao đặt ở đây
Ngày 1	Gặp đội, nhận máy và quyền, đi qua bản đồ bối cảnh cùng quản lý	Ngày 1 chỉ nên có một mục tiêu: cảm thấy được chờ đợi
Ngày 2	Ngồi xem một người dùng thật dùng sản phẩm, hoặc nghe 5 cuộc gọi hỗ trợ	Đặt người dùng vào đầu trước khi đặt hệ thống vào đầu — thứ tự này rất quan trọng
Ngày 3	Bắt đầu việc nhỏ đầu tiên, có người đồng hành kèm	Việc thật sớm cho kiến thức chỗ để bám vào
Ngày 4	Gặp 2 người ngoài đội (ví dụ hỗ trợ khách hàng, kinh doanh)	Hiểu sản phẩm từ phía người chịu hậu quả của nó
Ngày 5	Hoàn thành việc nhỏ; gặp riêng quản lý 30 phút	Kết thúc tuần bằng một việc đã xong — cảm giác này quyết định tuần thứ hai

Câu hỏi bắt buộc trong buổi gặp riêng cuối tuần 1: "Có điều gì khiến em thấy khó hiểu hoặc kỳ lạ không?" Người mới nhìn thấy những thứ bất hợp lý mà người cũ đã quen tới mức không còn thấy. Cửa sổ này chỉ mở khoảng một tháng, sau đó họ cũng quen luôn. Ghi lại câu trả lời — đó là dữ liệu cải tiến miễn phí.

Ba tình huống khác nhau, ba cách làm khác nhau

Người mới vào nghề. Cần cấu trúc rõ và phản hồi dày. Việc giao nên nhỏ và có ranh giới chặt. Gặp riêng hằng tuần, không phải hai tuần một lần. Nguy cơ lớn nhất: họ im lặng khi kẹt vì sợ bị đánh giá — phải nói thẳng rằng hỏi là việc được mong đợi, và nói nhiều lần.

Người có kinh nghiệm, chuyển công ty. Không cần dạy nghề, cần dạy bối cảnh. Nguy cơ lớn nhất: họ áp dụng nguyên cách làm ở công ty cũ và va vào lý do vì sao nơi này làm khác. Cách xử lý: khuyến khích họ hỏi "vì sao ở đây làm thế này" trong 60 ngày đầu, và nói rõ rằng sau 60 ngày bạn mong họ đề xuất thay đổi — cho phép rõ ràng quan trọng hơn bạn nghĩ.

Người chuyển vai trò trong nội bộ. Hay bị bỏ qua hoàn toàn vì "đã biết công ty rồi". Nhưng họ đang đổi mạng lưới quan hệ và đổi tiêu chí thành công. Cần: nói rõ công khai việc bàn giao vai trò cũ, nếu không họ sẽ làm hai việc cùng lúc trong nhiều tháng và không làm tốt việc nào.

Đo xem việc này có hiệu quả không

Chỉ số	Cách lấy	Ngưỡng đáng lo
Ngày tới lần đóng góp đầu tiên	Ngày họ hoàn thành việc thật đầu tiên	Quá 10 ngày làm việc
Ngày tới lúc tự chủ	Ngày họ sở hữu một mảng mà không cần hỏi từng bước	Quá 90 ngày
Tỉ lệ nghỉ việc trong năm đầu	Theo dõi theo nhóm vào cùng đợt	Cao hơn rõ rệt so với người đã ở lâu
Điểm tự tin ở mốc 30 ngày	Hỏi thẳng: 1–5, em tự tin tới đâu?	Dưới 3, hoặc tụt so với mốc 14 ngày
Số điều kỳ lạ ghi nhận được	Đếm từ buổi gặp riêng tuần 1	Bằng 0 — nghĩa là họ chưa dám nói thật

Chỉ số cuối là chỉ số về bạn, không phải về họ.

Hiccups thường gặp và cách xử lý

Hiccup	Vì sao xảy ra	Xử lý
Ngày đầu ngồi chờ cấp quyền	Không ai chuẩn bị trước	Danh sách chuẩn bị hoàn tất trước ngày đến, có người chịu trách nhiệm
Người mới im lặng, không hỏi gì	Sợ trông như không biết	Nói thẳng rằng hỏi là việc được mong đợi; người đồng hành chủ động hỏi trước
Giao việc lớn ngay tuần đầu	Muốn họ thấy mình hữu ích	Việc nhỏ trọn vẹn trước; việc lớn sau khi đã có bối cảnh
Ba tuần chỉ đọc tài liệu	Sợ giao việc sớm	Việc thật từ ngày 3, nhỏ nhưng thật
Người chuyển nội bộ làm hai việc nhiều tháng	Không bàn giao dứt điểm	Công bố ngày bàn giao và người tiếp nhận, bằng văn bản
Quá 90 ngày vẫn chưa sở hữu gì	Không ai định nghĩa "sở hữu" nghĩa là gì	Viết rõ ở mốc 60 ngày: mảng nào sẽ thuộc về họ

Vì sao vai trò của bạn cần cái này

Vai trò	Bạn dùng nó để
Quản lý trực tiếp	Đây là việc của bạn, không phải của nhân sự. Bản đồ bối cảnh và buổi gặp riêng tuần 1 không ai làm thay được.
Người đồng hành	Bạn trả lời những câu hỏi họ ngại hỏi sếp — vai trò này quyết định tuần đầu êm hay khó
Team Lead	Bạn chọn việc nhỏ đầu tiên; chọn sai thì cả tuần đầu hỏng
Nhân sự	Bạn lo phần chuẩn bị và phần đo lường, để quản lý lo phần bối cảnh
Đồng nghiệp trong đội	Người mới học quy tắc ngầm từ bạn nhiều hơn từ tài liệu

Definition of done

Tài khoản, quyền và chỗ ngồi sẵn sàng trước ngày đến.
Có người đồng hành được chỉ định, khác với người quản lý.
Việc nhỏ đầu tiên đã được chọn sẵn và hoàn thành được trong tuần đầu.
Bản đồ bối cảnh có mục "những thứ đã thử và thất bại".
Buổi gặp riêng cuối tuần 1 có hỏi câu "điều gì khiến em thấy kỳ lạ" và có ghi lại câu trả lời.
Mốc 60 ngày đã viết rõ mảng nào sẽ thuộc về họ.
Có đo ngày tới lần đóng góp đầu tiên và ngày tới lúc tự chủ.