Bối cảnh
Đến giờ bạn có các prompt rời cho từng tác vụ. Bài này ghép chúng thành workflow agent — một chuỗi bước có thể chạy bán tự động: agent đọc dữ liệu, gọi các bước xử lý, và dừng lại ở đúng điểm cần bạn duyệt.
Agent là gì (theo góc nhìn BA)
Agent = một AI có thể dùng công cụ (tool) và thực hiện nhiều bước để đạt mục tiêu, thay vì chỉ trả lời một câu. Với BA, các "tool" thường là: đọc Jira, đọc/ghi Confluence, gửi email/Slack. Kết nối tool thường qua API hoặc chuẩn MCP (Model Context Protocol) — cầu nối để agent gọi công cụ một cách an toàn, có kiểm soát quyền.
Ba mảnh của một workflow tốt
- Trigger (khi nào chạy): thủ công bấm nút, hoặc theo lịch (mỗi sáng), hoặc theo sự kiện (ticket chuyển sang "Ready for spec").
- Các bước (làm gì): đọc → xử lý bằng AI → sinh output.
- Điểm dừng duyệt (checkpoint): nơi agent PHẢI chờ người xác nhận trước khi ghi.
Ví dụ cụ thể: workflow "Story → Spec nháp"
Mục tiêu: khi PO gắn nhãn need-spec vào một story Jira, agent tạo nháp spec trong Confluence để BA duyệt.
WORKFLOW: story-to-spec (chạy khi tôi kích hoạt hoặc khi ticket có nhãn need-spec)
BƯỚC 1 (đọc): Lấy story từ Jira {issueKey}: summary, description, AC, comment.
BƯỚC 2 (xử lý): Sinh nháp spec theo template BRD của team (dùng prompt Bài 5).
- Chỉ dùng dữ liệu từ Bước 1. Thiếu thì cho vào "Câu hỏi mở".
BƯỚC 3 (kiểm tra): Tự rà: có [CẦN XÁC NHẬN] nào? có số liệu không nguồn không?
BƯỚC 4 (CHECKPOINT): Hiển thị nháp + danh sách câu hỏi mở cho TÔI duyệt.
Dừng lại. Không ghi gì vào Confluence.
BƯỚC 5 (ghi, chỉ sau khi tôi OK): Tạo TRANG NHÁP MỚI trong Confluence
(không ghi đè), gắn link ngược về Jira issue.
BƯỚC 6 (báo cáo): Trả lại link trang nháp + tóm tắt việc đã làm.
GIỚI HẠN QUYỀN: chỉ đọc Jira; chỉ tạo trang nháp Confluence; KHÔNG đổi trạng
thái ticket; KHÔNG xóa/ghi đè nội dung có sẵn.
Đây là thiết kế workflow bằng ngôn ngữ tự nhiên. Bạn có thể hiện thực hóa nó bằng: Claude + MCP, một no-code như Make/Zapier + AI step, hoặc script gọi API. Điểm quan trọng là thiết kế đúng, công cụ chỉ là phương tiện.
Các bước tự thiết kế một workflow
- Chọn 1 tác vụ chuỗi bạn làm hằng tuần (vd: tổng hợp họp → tạo ticket).
- Vẽ ra: Trigger → các Bước → Checkpoint → Output.
- Đánh dấu MỌI bước "ghi" (write) và đặt checkpoint duyệt trước nó.
- Định nghĩa giới hạn quyền tối thiểu (least privilege): agent chỉ được đụng đúng thứ cần.
- Chạy thử ở chế độ "dry-run" (chỉ hiển thị, không ghi) vài lần.
- Khi ổn định, cho phép tự động phần đọc; giữ duyệt tay phần ghi.
- Ghi log mỗi lần chạy để soi lỗi.
Template/Checklist thiết kế workflow agent
TÊN WORKFLOW: __________
TRIGGER: [ ] thủ công [ ] lịch [ ] sự kiện: ______
ĐẦU VÀO (đọc từ đâu): ______
CÁC BƯỚC XỬ LÝ: 1)___ 2)___ 3)___
CHECKPOINT DUYỆT (trước bước ghi nào): ______
ĐẦU RA (ghi vào đâu): ______
GIỚI HẠN QUYỀN (least privilege): ______
KHÔNG ĐƯỢC LÀM: (đổi trạng thái? xóa? ghi đè?): ______
CÁCH ROLLBACK nếu sai: ______
LOG: lưu ở đâu: ______
Sai lầm thường gặp
- Agent tự động toàn phần ngày đầu: bỏ checkpoint để "cho nhanh" → một hiểu nhầm nhỏ nhân lên toàn backlog. Luôn giữ human-in-the-loop ở bước ghi cho tới khi tin cậy.
- Cấp quyền quá rộng: cho token quyền admin thay vì chỉ quyền đọc/tạo-nháp. Nếu agent lỗi hoặc bị lạm dụng, thiệt hại lớn. Dùng least privilege.
- Ảo giác nối tầng: agent nhiều bước, sai ở bước 2 sẽ trôi qua bước 3,4. Thêm bước "tự kiểm tra" và checkpoint người.
- Không có đường lùi: luôn thiết kế cách rollback (tạo nháp mới thay vì ghi đè giúp rollback dễ).
- Phụ thuộc quá mức: workflow chạy êm khiến bạn ngừng đọc kỹ output. Định kỳ audit vài lần chạy để chắc chất lượng không trôi.