Ba quyết định hằng ngày thay đổi
Nói "ưu tiên tốc độ" thì dễ. Trong thực tế nó hiện ra ở ba chỗ cụ thể:
1. Quyết định với thông tin không đủ. Ở chế độ bình thường bạn chờ dữ liệu. Ở chế độ tốc độ, bạn quyết ở mức khoảng 70 phần trăm thông tin và sửa sau, vì chi phí chờ cao hơn chi phí sai.
Điều kiện: quyết định phải đảo ngược được. Với quyết định không đảo ngược được — thuê CFO, chọn nền tảng lõi, ký hợp đồng dài hạn — vẫn phải chậm lại.
2. Chấp nhận giải pháp tạm. Làm thủ công thứ đáng lẽ tự động, dùng công cụ chắp vá, viết code biết là sẽ phải viết lại. Điều kiện: bạn ghi lại đó là nợ và biết khi nào phải trả.
3. Bỏ qua một số chuẩn mực. Tài liệu mỏng hơn, quy trình ít hơn, review nhẹ hơn. Điều kiện: có danh sách những thứ không bao giờ được bỏ qua (bài 7).
Nguyên tắc "làm thứ không mở rộng được"
Ở giai đoạn đầu, làm thủ công những việc sau này sẽ tự động hoá là hợp lý — không phải vì bạn không biết tự động hoá, mà vì bạn chưa biết nên tự động hoá cái gì. Làm tay 50 lần dạy bạn quy trình đúng, và khi đó việc tự động hoá mới xây đúng thứ.
Lỗi thường gặp là dừng làm tay quá muộn. Tín hiệu chuyển đổi: khi việc thủ công tiêu hơn 20 phần trăm thời gian đội, hoặc khi bạn đã thấy quy trình ổn định qua vài chục lần lặp.
Tốc độ tổ chức: giảm số lần chờ
Phần lớn thời gian của một tổ chức không dùng để làm, mà để chờ: chờ duyệt, chờ họp, chờ phản hồi. Ba đòn bẩy hiệu quả nhất:
- Hạ ngưỡng phê duyệt. Nâng mức tiền và phạm vi mà một người tự quyết được.
- Mặc định là đồng ý. "Tôi sẽ làm X vào thứ Năm nếu không ai phản đối" thay vì chờ xác nhận.
- Giảm số người trong vòng quyết định. Mỗi người thêm vào là thêm một lịch phải khớp.
Sai lầm thường gặp
- Quyết nhanh cả những thứ không đảo ngược được.
- Tạo nợ mà không ghi lại, nên không ai biết còn nợ gì.
- Dừng làm thủ công quá sớm, tự động hoá sai thứ.
- Tối ưu tốc độ làm mà không giảm thời gian chờ.
Checklist kết bài
- [ ] Tôi quyết nhanh với việc đảo ngược được, chậm với việc không đảo ngược được.
- [ ] Mọi giải pháp tạm đều được ghi lại như một khoản nợ.
- [ ] Tôi biết khi nào nên dừng làm thủ công.
- [ ] Tôi đã hạ ngưỡng phê duyệt và dùng mặc định là đồng ý.
Phân loại quyết định trước khi chọn tốc độ
Nguyên tắc "quyết ở 70% thông tin" chỉ áp dụng cho một loại quyết định. Phân loại trước:
| Loại | Đặc điểm | Tốc độ |
|---|---|---|
| Đảo ngược được, rẻ | Thử rồi sửa, chi phí thấp | Quyết ngay, ở 50–70% thông tin |
| Đảo ngược được, đắt | Sửa được nhưng tốn | Quyết ở 70%, có kế hoạch rút |
| Khó đảo ngược | Nền tảng kỹ thuật, hợp đồng dài, nhân sự cấp cao | Chậm lại, đòi 90% |
| Không đảo ngược | Bán công ty, đóng một mảng, mất dữ liệu | Chậm nhất, nhiều người tham gia |
Nợ có chủ đích: cách ghi lại
Giải pháp tạm chỉ chấp nhận được nếu được ghi. Mẫu tối thiểu:
NỢ: Đối soát đơn hàng làm thủ công bằng bảng tính
VÌ SAO: Tự động hoá mất 3 tuần, ra mắt cần trong 1 tuần
CHI PHÍ HIỆN TẠI: 6 giờ/tuần của 1 người
NGƯỠNG PHẢI TRẢ: khi vượt 500 đơn/ngày, hoặc trước 30/06
AI TRẢ: đội Vận hành, anh Nam
Ô ngưỡng phải trả là ô làm nợ khác với sự lộn xộn. Không có nó, khoản nợ sẽ được phát hiện lại như một sự cố, thường vào lúc tệ nhất.
Chuẩn mực nào không được bỏ
Ngay cả ở chế độ tốc độ:
- An toàn tiền và dữ liệu khách hàng — không có ngoại lệ
- Tuân thủ pháp lý — sai ở đây không sửa được bằng tiền
- Không nói dối khách hàng — gồm cả việc hứa thứ chưa có
- Không nói dối nội bộ về số liệu
Làm ngay
Lấy ba quyết định đội bạn đang chờ. Phân loại từng cái theo bảng ở trên. Cái nào thuộc hai hàng đầu — quyết hôm nay. Cái nào thuộc hai hàng cuối — chậm lại có chủ đích. <!--/les-append-->