Vấn đề: ba báo giá không so sánh được với nhau
Bạn gửi yêu cầu cho ba nhà cung cấp và nhận lại ba tài liệu có phạm vi khác nhau, cách tính giá khác nhau, và giả định khác nhau. Không thể so sánh, nên bạn chọn theo cảm tính hoặc theo giá thấp nhất, cả hai đều là cách chọn tệ.
Nguyên nhân gần như luôn nằm ở yêu cầu mơ hồ. Nhà cung cấp buộc phải tự đoán, và mỗi bên đoán khác nhau.
Sáu phần của một yêu cầu tốt
- Bối cảnh và vấn đề. Vì sao việc này cần làm. Nhà cung cấp giỏi sẽ đề xuất cách tốt hơn cách bạn nghĩ, nhưng chỉ khi họ hiểu vấn đề.
- Phạm vi rõ ràng, gồm cả phần ngoài phạm vi. Phần "không bao gồm" quan trọng ngang phần "bao gồm", vì nó chặn trước tranh cãi.
- Tiêu chí nghiệm thu. Đã viết ở bài 1. Đưa nguyên văn vào yêu cầu.
- Ràng buộc. Ngân sách khoảng bao nhiêu, thời hạn, công nghệ bắt buộc, yêu cầu bảo mật hoặc pháp lý.
- Cách bạn sẽ chấm. Nêu tiêu chí và trọng số. Điều này khiến nhà cung cấp tập trung vào thứ bạn quan tâm.
- Định dạng báo giá bắt buộc. Đây là mẹo quan trọng nhất: yêu cầu tất cả báo giá theo cùng một bảng. Lúc đó bạn mới so sánh được.
Có nên nêu ngân sách không
Có, nêu một khoảng. Lập luận phản đối là "nêu ra thì họ sẽ báo giá kịch trần". Thực tế, không nêu thì bạn nhận về ba báo giá lệch nhau mười lần và lãng phí thời gian cả hai bên.
Nêu khoảng giúp nhà cung cấp thiết kế giải pháp phù hợp túi tiền, và giúp bạn loại sớm bên không phù hợp.
Chấm điểm: đừng để giá chiếm quá nửa
Một bảng trọng số hợp lý cho công việc dự án: năng lực và kinh nghiệm liên quan 30 phần trăm, chất lượng phương án đề xuất 25, giá 25, khả năng phối hợp và con người cụ thể 20.
Lưu ý phần cuối. Bạn không mua công ty, bạn mua đội cụ thể sẽ làm việc với bạn. Hãy yêu cầu biết tên và hồ sơ người thật sự tham gia, và đưa vào hợp đồng cam kết không đổi người chủ chốt mà không có sự đồng ý.
Kiểm tra tham chiếu cho đúng
Đừng hỏi "họ làm tốt không". Hỏi ba câu cụ thể:
- "Có gì trong dự án không diễn ra như kế hoạch, và họ xử lý thế nào?"
- "Nếu làm lại, bạn sẽ làm khác điều gì?"
- "Ai là người thật sự làm việc, và người đó còn ở công ty không?"
Sai lầm thường gặp
- Yêu cầu mơ hồ, nhận về báo giá không so sánh được.
- Không nêu phần ngoài phạm vi.
- Giấu ngân sách, lãng phí thời gian cả hai bên.
- Chấm chủ yếu theo giá.
- Không biết ai sẽ thật sự làm việc.
Checklist kết bài
- [ ] Yêu cầu của tôi có đủ sáu phần, gồm cả phần ngoài phạm vi.
- [ ] Tôi bắt mọi báo giá theo cùng một định dạng bảng.
- [ ] Tôi nêu khoảng ngân sách và cách chấm điểm.
- [ ] Tôi biết tên người thật sự sẽ làm việc và đã kiểm tra tham chiếu đúng cách.
Vì sao ba báo giá không so sánh được
Bạn gửi yêu cầu cho ba nhà cung cấp và nhận lại ba tài liệu có phạm vi khác nhau, cách tính giá khác nhau, giả định khác nhau. Không so được, nên bạn chọn theo cảm tính hoặc theo giá thấp nhất — cả hai đều tệ.
Nguyên nhân gần như luôn nằm ở yêu cầu mơ hồ. Nhà cung cấp buộc phải tự đoán, và mỗi bên đoán khác nhau.
Sáu phần của một yêu cầu tốt
| Phần | Nội dung | Bỏ qua thì |
|---|---|---|
| 1. Bối cảnh và vấn đề | Vì sao việc này cần làm | Mất cơ hội nhận đề xuất tốt hơn cách bạn nghĩ |
| 2. Phạm vi, gồm cả phần NGOÀI phạm vi | Bao gồm gì, không bao gồm gì | Tranh cãi ở khâu nghiệm thu |
| 3. Tiêu chí nghiệm thu | Làm sao biết là đạt | Không có căn cứ từ chối bàn giao |
| 4. Ràng buộc | Công nghệ, thời gian, tuân thủ | Nhận về đề xuất không khả thi |
| 5. Định dạng báo giá | Bắt buộc theo mẫu của bạn | Ba báo giá không so được |
| 6. Tiêu chí chọn và trọng số | Bạn sẽ chấm theo gì | Nhà cung cấp tối ưu sai chỗ |
Phần "ngoài phạm vi" quan trọng ngang phần "bao gồm"
Ví dụ cụ thể:
> Ngoài phạm vi: di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ; đào tạo người dùng cuối; tích hợp với hệ thống kế toán; hỗ trợ sau 30 ngày kể từ bàn giao.
Bốn dòng này chặn trước bốn cuộc tranh cãi. Và nếu nhà cung cấp muốn chào thêm những phần đó, họ sẽ báo giá riêng — điều đó tốt cho cả hai.
Nêu tiêu chí chọn và trọng số
Nếu bạn nói rõ "giá 30%, kinh nghiệm ngành 30%, thời gian 20%, phương pháp 20%", nhà cung cấp sẽ trình bày đúng những gì bạn cần đánh giá.
Không nêu thì họ đoán, và phần lớn sẽ đoán rằng giá là yếu tố chính — nên họ cắt phạm vi để có giá thấp.
Làm ngay
Lấy yêu cầu gần nhất bạn gửi đi và kiểm sáu phần. Nếu thiếu phần 2 (ngoài phạm vi) hoặc phần 5 (định dạng báo giá), thêm chúng vào mẫu — đó là hai phần cho lợi tức cao nhất. <!--/les-append-->