Vì sao đề xuất của bạn bị từ chối
Đề xuất ngân sách bị từ chối hiếm khi vì con số quá lớn. Nó bị từ chối vì không trả lời được câu hỏi người duyệt đang có trong đầu: "Nếu tôi đưa số tiền này cho bạn thay vì cho đội khác, công ty được gì hơn?"
Đề xuất yếu nói về nhu cầu của bạn. Đề xuất mạnh nói về kết quả của công ty.
> Yếu: "Đội em quá tải, cần tuyển thêm 2 người." > Mạnh: "Hiện 40 phần trăm yêu cầu từ kinh doanh bị xếp hàng quá 6 tuần. Thêm 2 kỹ sư, chi phí đầy đủ 1,8 tỷ mỗi năm, đưa thời gian chờ về 2 tuần, giải phóng khoảng 12 tỷ doanh thu đang bị chặn."
Cùng một yêu cầu. Khác nhau ở chỗ cái thứ hai đặt tiền cạnh kết quả.
Cấu trúc 5 phần của một đề xuất được duyệt
- Tình trạng hiện tại, bằng số. Không phải "chúng ta thiếu người" mà "tồn đọng 34 yêu cầu, thời gian chờ trung bình 6,2 tuần, tăng từ 2,1 tuần hồi tháng 1."
- Hệ quả nếu không làm gì. Điều gì xấu đi, đo bằng gì, trong bao lâu. Đây là phần tạo ra tính cấp thiết.
- Đề xuất và chi phí đầy đủ. Con số theo năm, đã gồm mọi thứ, làm tròn thật thà.
- Kết quả kỳ vọng, có mốc kiểm chứng. "Sau 6 tháng thời gian chờ về dưới 3 tuần." Dám đưa mốc kiểm chứng là tín hiệu mạnh nhất cho thấy bạn tin vào đề xuất của mình.
- Phương án thay thế và vì sao không chọn. Cho thấy bạn đã cân nhắc, không phải chỉ đòi thứ dễ nhất.
Kỹ thuật ba mức: tối thiểu, vừa đủ, lý tưởng
Đừng đưa một con số duy nhất. Đưa ba:
- Tối thiểu: đủ để không tệ đi. Nêu rõ cái gì vẫn không giải quyết được.
- Vừa đủ: phương án bạn thật sự đề xuất, kèm kết quả kỳ vọng.
- Lý tưởng: nếu có thêm nguồn lực thì làm được gì thêm.
Trung thực về điều bạn chưa biết
Một đề xuất khẳng định mọi thứ chắc chắn sẽ bị nghi ngờ mọi thứ. Ngược lại, ghi rõ giả định và độ không chắc chắn lại làm tăng uy tín:
> "Con số 12 tỷ doanh thu bị chặn dựa trên giả định tỷ lệ chốt giữ nguyên 18 phần trăm. Nếu tỷ lệ này giảm còn 12 phần trăm thì con số là 8 tỷ, vẫn lớn hơn chi phí đề xuất."
Bạn vừa chứng minh kết luận đứng vững cả khi giả định sai. Đó là thứ khó phản bác.
Thời điểm cũng là một phần của đề xuất
Ngân sách thường được chốt theo chu kỳ. Đề xuất đúng nhưng gửi sai thời điểm sẽ bị hoãn tới kỳ sau. Hãy hỏi tài chính ba mốc: khi nào bắt đầu lập kế hoạch năm, khi nào chốt, và có cơ chế xin bổ sung giữa kỳ không. Biết lịch này quan trọng ngang nội dung đề xuất.
Sai lầm thường gặp
- Nói về nhu cầu của đội thay vì kết quả của công ty.
- Đưa một con số duy nhất, biến cuộc trò chuyện thành có hoặc không.
- Giấu giả định để trông chắc chắn, rồi mất uy tín khi bị hỏi.
- Không nêu phương án thay thế, khiến bạn trông như chưa suy nghĩ kỹ.
- Gửi sai thời điểm trong chu kỳ ngân sách.
Checklist kết bài
- [ ] Đề xuất của tôi mở đầu bằng số liệu hiện trạng, không bằng cảm nhận.
- [ ] Tôi nêu hệ quả nếu không làm gì.
- [ ] Tôi đưa ba mức tối thiểu, vừa đủ, lý tưởng.
- [ ] Tôi ghi rõ giả định và chỉ ra kết luận vẫn đứng khi giả định xấu đi.