Portfolio Allocation Template

Portfolio Allocation dùng để làm gì?

Chiến lược được tuyên bố bằng lời; chiến lược được thực thi bằng việc phân bổ người. Khi hai thứ đó khác nhau — và chúng gần như luôn khác nhau — thì thứ đang thật sự diễn ra là việc phân bổ, không phải lời tuyên bố.

Bảng này chỉ làm một việc: đặt hai thứ đó cạnh nhau trên một trang. Nó không cần phân tích phức tạp. Phần lớn giá trị đến từ việc lần đầu tiên có người thật sự đếm.

Lý do khoảng cách luôn tồn tại: nguồn lực không được phân bổ bằng quyết định, nó trôi — về phía sản phẩm có khách hàng kêu to nhất, có sự cố gần nhất, có người quản lý thuyết phục nhất.

Dành cho: Head of Product · CPO · Founder · Tài chính · Team Lead

Dùng khi: Đầu mỗi quý; và bất cứ khi nào có người hỏi "sao việc này chậm thế".

Đếm gì — và vì sao không đếm dự án

Bản trắng — copy và dán vào tài liệu của bạn

Một trang. Đếm người thật, không đếm ý định. Gồm cả thời gian bảo trì và hỗ trợ.

PORTFOLIO ALLOCATION — Quý ……/……

CHIẾN LƯỢC ĐÃ TUYÊN BỐ
  ………………………………………………………………………

PHÂN BỔ THẬT  (đếm người, gồm cả bảo trì và hỗ trợ)
┌──────────────┬────────┬────────┬──────────┬───────────┬──────────┐
│ Sản phẩm     │ Nhóm   │ Người  │ % nguồn  │ Chiến lược│ Khoảng   │
│              │        │ (quy   │ lực      │ nói nên   │ cách     │
│              │        │ đổi)   │          │ là bao nh?│          │
├──────────────┼────────┼────────┼──────────┼───────────┼──────────┤
│              │        │        │          │           │          │
└──────────────┴────────┴────────┴──────────┴───────────┴──────────┘
Nhóm: Sinh lợi / Tăng trưởng / Đặt cược / Đang tàn

PHẦN KHÔNG NẰM TRÊN ROADMAP  (đếm riêng — luôn lớn hơn dự đoán)
  Trực sự cố:        ……… người quy đổi
  Hỗ trợ khách hàng: ………
  Bảo trì, nâng cấp bắt buộc: ………
  Họp và điều phối:  ………
  ─────────────────────────────
  Tổng:              ………  = ……% tổng nguồn lực

BA CÂU HỎI
  1. Sản phẩm nhận nhiều nhất có phải sản phẩm chiến lược nói là trọng tâm không?
     ………………………………………………………
  2. Sản phẩm nào đang nhận nguồn lực mà không ai quyết định như vậy?
     ………………………………………………………
  3. Nếu phải chuyển 3 người, chuyển từ đâu sang đâu?
     ………………………………………………………

QUYẾT ĐỊNH  (bỏ trống cũng là một thông tin — nghĩa là không đổi gì)
  ………………………………………………………………………

Từng ô điền gì, và vì sao ô đó tồn tại

Cách lập — 90 phút

• 0–30 phút — Đếm người thật, hỏi từng Team Lead. Đừng lấy từ sơ đồ tổ chức; sơ đồ phản ánh ý định, không phản ánh tuần vừa rồi.
• 30–50 phút — Đếm phần không nằm trên roadmap. Hỏi thẳng: tuần vừa rồi thời gian thật đi đâu? Con số luôn cao hơn cả hai bên tưởng.
• 50–65 phút — Điền cột "chiến lược nói nên là bao nhiêu". Nếu không ai điền nổi cột này, vấn đề nằm ở chiến lược chứ không ở phân bổ — và đó là phát hiện quan trọng nhất có thể có.
• 65–80 phút — Đọc to ba câu hỏi. Câu thứ hai thường gây im lặng.
• 80–90 phút — Quyết. Chuyển người, hoặc sửa chiến lược cho khớp thực tế, hoặc ghi rõ là chấp nhận khoảng cách và vì sao. Ba lựa chọn, chọn một.

Ví dụ đã điền đầy đủ

Công ty phần mềm 32 người làm sản phẩm, đầu quý.

PORTFOLIO ALLOCATION — Quý 2/2027

CHIẾN LƯỢC ĐÃ TUYÊN BỐ
  Năm nay chúng ta tập trung mở rộng sang khách hàng doanh nghiệp.

PHÂN BỔ THẬT
┌────────────────┬────────────┬────────┬────────┬──────────┬──────────┐
│ Sản phẩm       │ Nhóm       │ Người  │ % thật │ Nên là   │ Khoảng   │
├────────────────┼────────────┼────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│ Bán lẻ (gốc)   │ Sinh lợi   │ 14,5   │ 45%    │ 35%      │ +10      │
│ Doanh nghiệp   │ Tăng trưởng│  6,0   │ 19%    │ 40%      │ −21 ⚠    │
│ App di động cũ │ Đang tàn   │  5,5   │ 17%    │ 5%       │ +12 ⚠    │
│ Thử nghiệm AI  │ Đặt cược   │  3,0   │  9%    │ 10%      │ −1       │
│ Nền tảng chung │ —          │  3,0   │  9%    │ 10%      │ −1       │
└────────────────┴────────────┴────────┴────────┴──────────┴──────────┘

PHẦN KHÔNG NẰM TRÊN ROADMAP
  Trực sự cố:        2,5 người quy đổi
  Hỗ trợ khách hàng: 1,5
  Bảo trì, nâng cấp: 2,0
  Họp và điều phối:  2,0
  ─────────────────────────
  Tổng:              8,0  = 25% tổng nguồn lực
  (phần này đã được phân bổ vào các dòng trên, không tính thêm)

BA CÂU HỎI
  1. Sản phẩm nhận nhiều nhất có phải trọng tâm chiến lược không?
     KHÔNG. Bán lẻ nhận 45%; chiến lược nói Doanh nghiệp là trọng tâm (19%).
  2. Sản phẩm nào nhận nguồn lực mà không ai quyết định như vậy?
     App di động cũ — 17%, tức 5,5 người. Không có quyết định nào giao
     nguồn lực này. Nó trôi tới đó vì một khách hàng lớn hay kêu, và mỗi
     lần có vấn đề lại có người được điều sang "tạm thời".
  3. Nếu phải chuyển 3 người, chuyển từ đâu sang đâu?
     Từ App di động cũ sang Doanh nghiệp.

QUYẾT ĐỊNH
  · Thông báo ngừng phát triển tính năng mới cho App di động cũ; giữ 1,5 người
    duy trì và xử lý sự cố. Chuyển 4 người sang Doanh nghiệp.
  · Nói riêng với khách hàng lớn đang dùng app trước khi công bố.
  · Chấp nhận Bán lẻ vẫn trên mức 35% trong quý này — nó đang trả lương cho
    mọi thứ khác. Ghi rõ đây là khoảng cách đã biết và chấp nhận.

Câu hỏi 2 là câu tìm ra tiền. 5,5 người — 17% toàn bộ năng lực — đang làm một sản phẩm mà không ai từng quyết định đầu tư vào. Không lần điều người nào là sai; mỗi lần đều hợp lý tại thời điểm đó. Cộng dồn lại thành một phân bổ mà nếu hỏi thẳng, không ai trong ban lãnh đạo sẽ chọn.

Hiccups thường gặp và cách xử lý

Vì sao vai trò của bạn cần cái này

Definition of done

• Đếm người thật, hỏi từng Team Lead, không lấy từ sơ đồ tổ chức.
• Người chia cho nhiều sản phẩm được quy đổi, không tính nguyên.
• Phần không nằm trên roadmap được đếm riêng và có con số.
• Cột "chiến lược nói nên là bao nhiêu" được điền, hoặc đã ghi nhận rằng chiến lược chưa đủ cụ thể.
• Ba câu hỏi được trả lời thành lời, nhất là câu về nguồn lực không ai quyết định.
• Kết thúc bằng một trong ba lựa chọn: chuyển người, sửa chiến lược, hoặc chấp nhận có ghi lý do.