Bài 3 — Phân bổ nguồn lực có nguyên tắc

Vấn đề: phân bổ là trò chơi tổng bằng không

Mỗi kỹ sư giao cho sản phẩm A là một kỹ sư không giao cho B. Vì đây là tổng bằng không, quá trình phân bổ luôn có tính chính trị, và cách duy nhất để nó không hoàn toàn chính trị là có nguyên tắc công khai từ trước.

Ba cách phân bổ, từ tệ tới tốt

• Theo tiếng nói. PM thuyết phục nhất được nhiều nhất. Phổ biến nhất và tệ nhất, vì nó thưởng cho kỹ năng trình bày chứ không phải giá trị.
• Theo lịch sử. Mỗi đội giữ nguyên quy mô năm ngoái, điều chỉnh chút ít. Ổn định, dễ chịu, và bảo đảm rằng nguồn lực không bao giờ chảy tới cơ hội mới.
• Theo giá trị kỳ vọng có điều chỉnh rủi ro. Khó hơn nhưng là cách duy nhất phản ánh thực tế kinh doanh.

Khung ra quyết định: bốn câu cho mỗi sản phẩm

• Cơ hội lớn tới đâu? Ước lượng thô là đủ. Một con số có sai số lớn vẫn tốt hơn không có con số.
• Chúng ta tin tới mức nào? Bằng chứng gì, và mạnh tới đâu. Đây là phần điều chỉnh rủi ro.
• Thêm nguồn lực có làm nhanh hơn không? Một số vấn đề không giải được bằng thêm người. Thêm kỹ sư vào một sản phẩm đang chờ tín hiệu thị trường chỉ làm nó sai nhanh hơn.
• Chi phí của việc không làm là gì? Có cửa sổ thời gian nào đang đóng lại không.

Câu thứ ba là câu hay bị bỏ nhất. Nhiều lần phân bổ thêm người vào một sản phẩm không tăng tốc độ, chỉ tăng chi phí phối hợp.

Phân bổ theo lô, không theo giọt

Chia nhỏ nguồn lực thành từng phần một hoặc hai người rải khắp danh mục là cách phổ biến để làm mọi người hài lòng và không ai đủ để làm gì. Tốt hơn là phân bổ thành lô đủ lớn để tạo ra kết quả, chấp nhận rằng một số sản phẩm sẽ không được gì kỳ này.

Điều này đòi hỏi nói "không" rõ ràng với một số PM, và đó chính là phần khó.

Nhịp xem lại

Phân bổ nên được xem lại theo nhịp cố định — thường mỗi quý — và không nên đổi giữa nhịp trừ khi có tín hiệu thật sự lớn. Lý do: đội cần thời gian ổn định để tạo ra kết quả, và phân bổ thay đổi liên tục làm mất nhiều hơn số nó tối ưu được.

Tuyên bố nhịp trước cũng giảm chính trị: PM biết mình sẽ có cơ hội trình bày lại vào tháng nào, nên không cần vận động liên tục.

Ghi lại quyết định và lý do

Mỗi kỳ phân bổ, ghi một đoạn ngắn: đã chọn gì, dựa trên lý do gì, và điều gì sẽ khiến ta đổi ý. Ba lợi ích: quyết định minh bạch nên ít bị nghi ngờ, bạn học được từ các quyết định cũ khi nhìn lại, và khi ai đó hỏi "sao đội tôi bị cắt", bạn có câu trả lời cụ thể thay vì cảm tính.

Sai lầm thường gặp

• Phân bổ theo sức thuyết phục của người trình bày.
• Rải mỏng để mọi người đều có phần.
• Đổi phân bổ giữa nhịp vì một tin tức ngắn hạn.
• Không ghi lý do, nên không ai học được gì và mọi quyết định đều bị nghi ngờ.

Checklist kết bài

• [ ] Tôi có nguyên tắc phân bổ công khai từ trước.
• [ ] Tôi hỏi liệu thêm người có thật sự làm nhanh hơn không.
• [ ] Tôi phân bổ thành lô đủ lớn để tạo kết quả.
• [ ] Tôi ghi lại quyết định, lý do, và điều gì sẽ khiến đổi ý.

<!--les-append-->

Ba cách phân bổ, từ tệ tới tốt

Cách 2 là cách phổ biến nhất ở công ty đã trưởng thành, và nó tệ theo một cách khó thấy: không ai phản đối nó, và nó đảm bảo rằng một sản phẩm đang suy giảm vẫn giữ nguyên nguồn lực nhiều năm.

Làm cách 3 mà không giả vờ chính xác

Bạn không cần con số chính xác. Cần đúng bậc độ lớn và công khai giả định:

Giá trị của bài tập không phải con số cuối. Nó là việc mọi người phải nói ra giả định của mình — và chỗ hai người ước lượng lệch nhau nhiều là chỗ có thông tin chưa được chia sẻ.

Quy tắc công khai trước

Vì phân bổ là trò chơi tổng bằng không, nó luôn có tính chính trị. Cách duy nhất để nó không hoàn toàn chính trị là có nguyên tắc công khai từ trước:

• Tỷ lệ mục tiêu cho ba lớp (cốt lõi / liền kề / thăm dò)
• Chỉ số đánh giá cho từng giai đoạn vòng đời
• Ngưỡng nào thì một sản phẩm được thêm nguồn lực, ngưỡng nào thì bị giảm
• Ai quyết cuối cùng

Chốt bốn thứ này trước khi nhìn vào danh sách sản phẩm. Làm ngược thứ tự thì nguyên tắc sẽ được uốn cho vừa với kết luận đã có.

Làm ngay

Viết bốn nguyên tắc ở trên cho công ty bạn, trước khi mở bảng phân bổ. Rồi áp chúng vào phân bổ hiện tại — chỗ nào vi phạm nguyên tắc chính là danh sách việc cần bàn. <!--/les-append-->