Phụ thuộc là thứ bạn quản lý, không phải thứ bạn xóa
Không tổ chức nào không có phụ thuộc. Mục tiêu không phải là con số không, mà là giảm số phụ thuộc nằm trên đường giao hàng thường xuyên, và làm cho những phụ thuộc còn lại rẻ hơn.
Ba loại phụ thuộc, ba cách chữa khác nhau
- Phụ thuộc tri thức — đội A cần biết thứ chỉ đội B biết. Chữa bằng: tài liệu, ghép cặp tạm thời, luân chuyển người. Rẻ nhất trong ba loại.
- Phụ thuộc tài nguyên — đội A cần thời gian của một người thuộc đội B. Chữa bằng: đưa hẳn năng lực đó vào đội A, hoặc biến nó thành dịch vụ tự phục vụ.
- Phụ thuộc quyết định — đội A không được chốt mà phải chờ B duyệt. Chữa bằng: hạ quyền quyết định xuống, hoặc thay phê duyệt bằng nguyên tắc thành văn. Đây là loại đắt nhất và cũng dễ gỡ nhất về mặt kỹ thuật, vì nó chỉ là một quy định.
Bản đồ phụ thuộc: bài tập 60 phút
Lấy 10 việc gần nhất đã hoàn thành. Với mỗi việc, ghi lại nó phải chạm vào những đội nào và chờ bao lâu ở mỗi chặng. Rồi đếm.
Kết quả thường gây ngạc nhiên theo hai cách: tổng thời gian chờ lớn hơn nhiều so với tổng thời gian làm, và một hoặc hai ranh giới chiếm phần lớn thời gian chờ. Bạn không cần sửa cả tổ chức, chỉ cần sửa hai chỗ đó.
Bốn cách gỡ, theo thứ tự nên thử
- Đưa năng lực vào trong đội. Đắt nhất về người nhưng hiệu quả nhất. Đáng làm khi phụ thuộc đó xuất hiện hằng tuần.
- Biến thành tự phục vụ. Thay vì xin đội hạ tầng tạo môi trường, cho họ một công cụ tự bấm. Chi phí một lần, lợi ích mãi mãi.
- Thay phê duyệt bằng nguyên tắc. Thay vì duyệt từng ca, công bố ranh giới: "Thay đổi dưới X thì tự làm, trên X thì hỏi." Đây là cách rẻ nhất và hay bị bỏ qua nhất.
- Chấp nhận và lên lịch. Với phụ thuộc hiếm, đừng tái cấu trúc. Chỉ cần biết trước và đặt vào kế hoạch.
Hợp đồng giữa các đội
Khi phụ thuộc buộc phải tồn tại, hãy làm nó có thể dự đoán được. Một thoả thuận nhẹ giữa hai đội nên nêu: yêu cầu gửi thế nào, thời gian phản hồi cam kết, cách xử lý việc gấp, và ai là đầu mối.
Điều này nghe quan liêu nhưng thực tế lại giảm quan liêu: nó thay thế việc đi hỏi vòng vo và leo thang bằng một đường đi rõ ràng.
Đo phụ thuộc để biết mình có tiến bộ không
Ba chỉ số đơn giản, đo hằng quý:
- Tỷ lệ việc hoàn thành trong một đội duy nhất. Mục tiêu thường là trên 70 phần trăm.
- Thời gian chờ trung bình ở mỗi ranh giới.
- Số phê duyệt cần cho một thay đổi điển hình. Con số này giảm được nhanh nhất và cho cảm nhận rõ nhất.
Ví dụ: một phê duyệt bỏ đi tiết kiệm 3 tuần mỗi quý
Một tổ chức yêu cầu mọi thay đổi giá phải qua giám đốc tài chính duyệt. Trung bình mỗi thay đổi chờ 4 ngày, mỗi quý có 15 thay đổi, tức 60 ngày chờ tích luỹ.
Thay bằng nguyên tắc: thay đổi dưới 10 phần trăm và không ảnh hưởng hợp đồng đã ký thì đội tự quyết, có ghi log, rà lại hằng tháng. Khoảng 80 phần trăm thay đổi rơi vào nhóm này. Thời gian chờ tích luỹ còn khoảng 12 ngày, và giám đốc tài chính có thêm thời gian cho việc quan trọng hơn.
Không ai mất quyền gì. Chỉ là quyền được diễn đạt thành nguyên tắc thay vì thành hàng đợi.
Sai lầm thường gặp
- Chỉ đếm phụ thuộc mà không đo thời gian chờ, nên sửa nhầm chỗ.
- Luôn chọn phương án đưa người vào đội, bỏ qua các cách rẻ hơn.
- Giữ phê duyệt vì lý do kiểm soát trong khi một nguyên tắc thành văn cho cùng mức kiểm soát.
- Không có đầu mối rõ ràng giữa hai đội hay phải làm việc với nhau.
Checklist kết bài
- [ ] Tôi phân biệt được phụ thuộc tri thức, tài nguyên và quyết định.
- [ ] Tôi đã lập bản đồ phụ thuộc từ 10 việc gần nhất.
- [ ] Tôi thử nguyên tắc thành văn trước khi tái cấu trúc.
- [ ] Tôi đo tỷ lệ việc hoàn thành trong một đội duy nhất.