Mỗi tầng quản lý là một khoản thuế thông tin
Mỗi tầng thêm vào làm hai việc: tăng khả năng điều phối, và làm méo thông tin đi lên. Tin xấu mất độ sắc qua mỗi tầng. Quyết định mất ngữ cảnh qua mỗi tầng.
Vì vậy nguyên tắc là: thêm tầng khi buộc phải, không phải khi có thể. Một tổ chức 40 người với 4 tầng gần như chắc chắn có ít nhất một tầng thừa.
Số người trực tiếp báo cáo: con số phụ thuộc vào loại việc
Không có con số vàng, nhưng có khoảng hợp lý theo tính chất công việc:
- Việc đồng nhất, người đã thạo (vận hành, hỗ trợ): 8 đến 12 người là khả thi.
- Việc sáng tạo, cần kèm cặp nhiều (sản phẩm, kỹ thuật): 5 đến 8 người.
- Quản lý cấp quản lý: 4 đến 7 người, vì mỗi buổi 1-1 sâu hơn và cần thời gian cho việc tổ chức.
- Đội mới lập hoặc nhiều người mới: giảm xuống 4 đến 5, vì chi phí kèm cặp cao.
Khi nào tách một đội
Năm tín hiệu, và bạn nên hành động khi thấy từ hai tín hiệu trở lên:
- Quy mô vượt 10 đến 12 người.
- Đội đã tự chia thành các nhóm nhỏ không chính thức, thường theo mảng việc. Đây là tín hiệu mạnh nhất vì nó cho bạn biết ranh giới tự nhiên nằm ở đâu.
- Họp toàn đội không còn hữu ích cho phần lớn người tham dự.
- Backlog chứa hai loại việc rất khác nhau với người quan tâm khác nhau.
- Một người đang trở thành nút cổ chai cho mọi quyết định.
Tách thế nào để không phá vỡ
Một lần tách đội làm ẩu sẽ mất người. Bốn việc cần làm:
- Cắt theo luồng việc, không theo tình cảm. Ai thân với ai không phải tiêu chí. Nhưng hãy biết trước rằng việc chia rẽ các cặp làm việc ăn ý sẽ tốn năng suất ngắn hạn.
- Mỗi đội mới phải tự giao hàng được. Nếu tách xong mà hai đội vẫn phải chờ nhau cho mọi việc, bạn vừa tạo thêm ma sát mà không được gì.
- Đặt tên và mục đích rõ cho từng đội mới ngay từ ngày đầu. Đội không có mục đích rõ sẽ giành việc hoặc né việc.
- Nói rõ ai phụ trách cái gì với cả tổ chức, không chỉ với người trong cuộc. Người bên ngoài cần biết hỏi ai.
Người quản lý mới: sai lầm hay gặp khi tách
Khi tách đội, thường cần một quản lý mới, và cách chọn phổ biến nhất là chọn người giỏi chuyên môn nhất. Đây là quyết định cần cân nhắc kỹ vì hai lý do: bạn mất người làm giỏi nhất ở vị trí họ đang tạo giá trị, và làm giỏi không tương quan mấy với quản lý giỏi.
Nếu chọn theo hướng đó, hãy làm ba việc: nói rõ đây là đổi nghề chứ không phải thăng cấp, có đường quay lại làm chuyên môn mà không mang tiếng thất bại, và cho họ người kèm trong 6 tháng đầu.
Khi nào nên gộp lại thay vì tách
Ít người nói tới chiều ngược lại. Hãy gộp khi: hai đội luôn phải làm cùng nhau cho mọi việc, một đội quá nhỏ và mong manh, hoặc lý do tồn tại của một đội đã hết nhưng nó vẫn tồn tại vì quán tính.
Tổ chức thường tách dễ hơn gộp, vì gộp bị hiểu là thất bại. Kết quả là số đội chỉ tăng, và ma sát tăng theo.
Sai lầm thường gặp
- Thêm tầng quản lý vì cần chỗ thăng chức cho ai đó.
- Tách đội theo sơ đồ mà bỏ qua đường chia tự nhiên đội đã tự tìm ra.
- Tách xong mà hai đội vẫn phụ thuộc nhau hoàn toàn.
- Chọn người giỏi chuyên môn nhất làm quản lý mà không có đường quay lại.
- Không bao giờ gộp đội, để tổ chức chỉ phình ra.
Checklist kết bài
- [ ] Số người báo cáo trực tiếp của tôi phù hợp với loại việc.
- [ ] Tôi biết năm tín hiệu cần tách đội và đang theo dõi chúng.
- [ ] Khi tách, mỗi đội mới tự giao hàng được và có mục đích rõ.
- [ ] Tôi coi việc gộp đội là một lựa chọn bình thường, không phải thất bại.