Chi phí thật của một lần tái cấu trúc
Mỗi lần đổi cấu trúc, tổ chức trả ba khoản mà không ai ghi vào kế hoạch:
- Năng suất giảm 4 đến 8 tuần trong khi người ta tìm lại chỗ đứng và quan hệ làm việc.
- Rủi ro mất người, tập trung ở nhóm giỏi nhất, vì họ có nhiều lựa chọn nhất.
- Vốn niềm tin bị tiêu, đặc biệt nếu lần trước cũng hứa sẽ ổn định.
Quyết định trước khi công bố: bốn câu
- Vấn đề cụ thể nào cấu trúc này giải quyết? Nói bằng hiện tượng quan sát được.
- Làm sao biết nó có tác dụng? Chọn một hoặc hai chỉ số, ví dụ thời gian giao hàng hoặc tỷ lệ việc hoàn thành trong một đội.
- Ai mất gì? Luôn có người mất phạm vi, mất người thân thiết, hoặc mất đường thăng tiến. Biết trước để chuẩn bị nói chuyện riêng.
- Có cách nào rẻ hơn không? Nguyên tắc thành văn, đổi quy trình họp, hoặc chuyển một hai người thường giải quyết được nhiều hơn người ta nghĩ.
Trình tự công bố
Thứ tự này quan trọng hơn nội dung, vì nó quyết định người ta cảm thấy được tôn trọng hay bị xử lý:
- Nói riêng với người bị ảnh hưởng nặng nhất trước. Người mất phạm vi hoặc đổi sếp phải nghe từ bạn, không phải nghe trong buổi họp chung.
- Nói với các quản lý để họ trả lời được câu hỏi của đội mình.
- Công bố chung, kèm lý do và chỉ số thành công.
- Gửi văn bản ngay sau đó, vì người ta không nhớ chi tiết sau một thông báo gây xúc động.
Nói thật về phần chưa biết
Bạn sẽ không có câu trả lời cho mọi thứ vào ngày công bố. Nói thẳng còn hơn nói vòng:
> "Cấu trúc mới có hiệu lực từ ngày 1. Phân công chi tiết cho nhóm dữ liệu chúng tôi còn đang bàn, sẽ chốt trong hai tuần. Tôi biết hai tuần đó khó chịu, nhưng tôi không muốn bịa ra câu trả lời hôm nay."
Người ta chịu được sự không chắc chắn. Cái họ không chịu được là phát hiện ra bạn biết mà không nói.
Việc cần làm trong 30 ngày đầu
- Gặp riêng từng người bị đổi sếp trong tuần đầu. Đây là nhóm rủi ro cao nhất.
- Công bố lại ai phụ trách cái gì, ít nhất hai lần. Một lần là không đủ để đổi thói quen tổ chức.
- Dọn các cuộc họp cũ. Cấu trúc mới với lịch họp cũ sẽ kéo tổ chức về nếp cũ.
- Đo chỉ số đã chọn từ tuần đầu, để sau 3 tháng bạn có căn cứ nói nó có tác dụng hay không.
Ổn định là một tính năng
Kết lại bằng điều dễ bị bỏ quên: một cấu trúc chỉ đúng vừa phải nhưng ổn định thường tốt hơn một chuỗi cấu trúc tối ưu liên tục thay đổi. Quan hệ làm việc, hiểu biết ngầm và niềm tin đều cần thời gian để hình thành, và chúng bị đặt lại về không sau mỗi lần tái cấu trúc.
Nếu bạn đổi cấu trúc mỗi sáu tháng, vấn đề nhiều khả năng không nằm ở cấu trúc.
Sai lầm thường gặp
- Công bố chung trước khi nói riêng với người bị ảnh hưởng nặng.
- Không chọn chỉ số thành công, nên không bao giờ biết có nên làm hay không.
- Giữ nguyên lịch họp cũ, khiến cấu trúc mới không bao giờ hình thành.
- Tái cấu trúc liên tục, tiêu sạch vốn niềm tin.
- Vờ như mọi thứ đã được quyết trong khi còn nhiều thứ chưa rõ.
Checklist kết bài
- [ ] Tôi nói được vấn đề cụ thể và chỉ số thành công trước khi công bố.
- [ ] Tôi đã cân nhắc phương án rẻ hơn tái cấu trúc.
- [ ] Tôi nói riêng với người bị ảnh hưởng nặng nhất trước tiên.
- [ ] Tôi dọn lịch họp cũ và công bố lại trách nhiệm ít nhất hai lần.