Một trang là đủ, nếu đúng một trang
Business case dài thường dài vì người viết chưa biết điều gì quan trọng. Người duyệt — CEO, CFO, hội đồng đầu tư — có vài phút và ba câu hỏi: bạn tin điều gì, nếu sai thì sao, và khi nào biết là sai? Một trang trả lời được ba câu đó tốt hơn hai mươi slide.
Năm phần bắt buộc:
| Phần | Trả lời câu hỏi | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|
| Đề xuất | Làm gì, cho ai, giá bao nhiêu | Mô tả tính năng thay vì quyết định cần duyệt |
| Giả định | Con số nào quyết định kết quả | Giả định giấu trong phép tính, không ghi riêng |
| Ba kịch bản | Thấp, giữa, cao ra sao | Chỉ có một kịch bản, và đó là kịch bản đẹp |
| Điểm hoà vốn | Cần đạt mức nào để không lỗ | Không có, nên không ai biết ngưỡng thất bại |
| Rủi ro và điểm dừng | Kiểm giả định yếu nhất thế nào, khi nào dừng | Không có điểm dừng, dự án chạy mãi |
Ví dụ: gói thêm "Lễ tân AI" của NhanhLịch
Đề xuất: một gói thêm 200.000đ mỗi tháng. Trợ lý AI trả lời tin nhắn Zalo và Facebook của khách salon, đề xuất khung giờ trống và giữ chỗ, ngoài giờ làm việc của chủ tiệm.
Giả định — mỗi số một nguồn
| Giả định | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Giá gói thêm | 200.000đ/cơ sở/tháng | Phỏng vấn 25 chủ salon về mức sẵn sàng trả |
| Chi phí mô hình AI và tin nhắn | 60.000đ/cơ sở/tháng | Thử nghiệm nội bộ với 10 salon, 800 hội thoại/tháng |
| Biên đóng góp | 140.000đ/cơ sở/tháng | 200.000 - 60.000 |
| Chi phí xây | 540 triệu | 4 kỹ sư × 3 tháng × 40 triệu = 480 triệu, cộng 60 triệu thiết kế, PM |
| Chi phí cố định vận hành | 25 triệu/tháng | Giám sát chất lượng câu trả lời, hỗ trợ |
Ba kịch bản — số cơ sở dùng sau 12 tháng
| Kịch bản | Cơ sở dùng | Tỉ lệ trên 6.000 | Đóng góp | Trừ chi phí cố định | Ròng/tháng |
|---|---|---|---|---|---|
| Thấp | 300 | 5% | 42 triệu | -25 triệu | 17 triệu |
| Giữa | 600 | 10% | 84 triệu | -25 triệu | 59 triệu |
| Cao | 1.200 | 20% | 168 triệu | -25 triệu | 143 triệu |
Điểm hoà vốn — hai loại, đều cần
Hoà vốn vận hành: bao nhiêu cơ sở để đóng góp bù được chi phí cố định hằng tháng?
25.000.000 ÷ 140.000 = 178,6, tức 179 cơ sở. Dưới mức này, mỗi tháng vận hành gói thêm là một tháng lỗ.
Hoàn vốn đầu tư: sau khi đạt mức ổn định, mất bao lâu để thu lại 540 triệu?
| Kịch bản | Ròng/tháng | Thời gian thu hồi 540 triệu |
|---|---|---|
| Thấp | 17 triệu | 31,8 tháng |
| Giữa | 59 triệu | 9,2 tháng |
| Cao | 143 triệu | 3,8 tháng |
Phân tích độ nhạy: giả định nào làm kết quả đổi nhiều nhất
| Thay đổi một giả định (kịch bản giữa) | Ròng/tháng | So với 59 triệu |
|---|---|---|
| Chi phí AI tăng lên 100.000đ (khách dùng gấp đôi) | 35 triệu | -41% |
| Giá giảm còn 150.000đ để bán dễ hơn | 29 triệu | -51% |
| Số cơ sở 500 thay vì 600 | 45 triệu | -24% |
Rủi ro và điểm dừng
BUSINESS CASE — Gói thêm Lễ tân AI (NhanhLịch, giả định)
Đề xuất: gói thêm 200.000đ/tháng; đầu tư 540 triệu, 3 tháng
Giả định quyết định: giá 200.000đ được chấp nhận; chi phí AI ≤ 60.000đ
Kịch bản sau 12 tháng: 17 / 59 / 143 triệu ròng mỗi tháng
Hoà vốn vận hành: 179 cơ sở. Thu hồi trong 18 tháng: 393 cơ sở
Kiểm trước (3 tuần, khoảng 30 triệu): trang đăng ký có giá thật
gửi 1.500 cơ sở Pro. Dưới 3% đăng ký thì dừng.
Giới hạn: 1.000 hội thoại/cơ sở/tháng, vượt thì tính thêm phí
Điểm dừng sau ra mắt: dưới 179 cơ sở sau 6 tháng thì rút gói
Đề xuất: duyệt bước kiểm trước, chưa duyệt 540 triệu
Lưu ý dòng cuối. Business case tốt nhất thường không xin toàn bộ tiền ngay. Nó xin tiền cho bước kiểm rẻ nhất có thể giết đề xuất, và cam kết quay lại với dữ liệu. Kịch bản thấp chỉ ròng 17 triệu và cần gần 32 tháng để thu hồi vốn; không ai nên bỏ 540 triệu vào một đề xuất mà khả năng đó còn mở.
Làm ngay
Viết business case một trang cho một đề xuất bạn đang muốn xin duyệt, đủ năm phần. Tính hoà vốn vận hành và số khách cần để thu hồi vốn trong 18 tháng. Nếu kịch bản thấp lỗ, viết bước kiểm trước rẻ nhất có thể loại bỏ kịch bản đó, và xin duyệt bước ấy thay vì toàn bộ dự án.