Hai giờ không phải lúc nào cũng bằng hai giờ
Hầu hết lời khuyên quản lý thời gian coi mỗi giờ như nhau: lịch có 45 ô, hãy lấp cho khéo. Nhưng ai làm sản phẩm cũng biết hai giờ sáng thứ Ba lúc đầu óc còn tỉnh khác hẳn hai giờ chiều thứ Sáu sau năm cuộc họp. Nếu bạn xếp việc khó nhất vào giờ cạn sức nhất, bạn sẽ mất gấp đôi thời gian, và làm thêm buổi tối để bù.
Bài này giúp bạn nhìn tuần làm việc bằng hai trục: thời gian và năng lượng. Mục tiêu không phải là làm nhiều hơn, mà là làm cùng lượng việc với ít hao mòn hơn, để còn sức cho cuộc sống ngoài công việc.
Ba loại năng lượng trong công việc sản phẩm
| Loại | Việc tiêu nó nhiều | Việc nạp lại nó |
|---|---|---|
| Tập trung | Viết spec, đọc dữ liệu, nghĩ chiến lược, ra quyết định khó | Khoảng làm việc liền mạch không bị ngắt, nghỉ ngắn giữa các khối |
| Cảm xúc | Họp căng thẳng, xử lý xung đột, báo tin xấu, nghe khách hàng phàn nàn | Nói chuyện với người mình tin, một việc hoàn thành trọn vẹn |
| Thể chất | Ngồi liền nhiều giờ, ăn trưa tại bàn, thiếu ngủ | Đi bộ, vận động, ăn uống đều, ngủ đủ |
Một lưu ý về giấc ngủ: bài này nói về sắp xếp công việc, không phải về điều trị. Nếu bạn mất ngủ kéo dài dù đã giảm việc, hãy gặp bác sĩ.
Kiểm toán một tuần của Trang (giả định)
Trang ghi lại một tuần làm việc điển hình, đánh dấu mỗi khối là làm tăng hay làm giảm năng lượng.
| Loại việc | Giờ mỗi tuần | Tác động năng lượng |
|---|---|---|
| Họp | 22 | Phần lớn giảm, nhất là họp cập nhật trạng thái |
| Trả lời tin nhắn rải rác cả ngày | 9 | Giảm, vì liên tục bị ngắt |
| Làm việc tập trung (spec, dữ liệu) | 6 | Tăng khi được làm liền mạch |
| Việc hành chính (báo cáo, ticket, email) | 8 | Trung tính |
| Cộng giờ văn phòng | 45 | Bốn nhóm trên cộng lại |
| Tin nhắn và việc buổi tối, cuối tuần | 15 | Giảm mạnh, lấy vào thời gian hồi phục |
| Tổng | 60 | Một tuần điển hình ba tháng gần đây |
Tìm giờ đỉnh của bạn
Mỗi người có những khung giờ đầu óc tỉnh nhất. Với nhiều người đó là buổi sáng, với một số người là đầu giờ chiều. Không có câu trả lời đúng chung, chỉ có câu trả lời đúng cho bạn. Cách tìm: trong ghi chép năng lượng từ bài 1, đánh dấu những lúc bạn làm được việc khó mà thấy nhẹ nhàng. Sau một tuần, mẫu hình thường hiện ra.
Trang nhận ra cô tỉnh nhất từ 8 giờ 30 đến 11 giờ 30, và cạn nhất sau 16 giờ. Nhưng lịch của cô có bốn cuộc họp cập nhật vào buổi sáng, và cô viết spec lúc 21 giờ.
Sắp lại tuần theo năng lượng
Nguyên tắc chung: việc cần tập trung vào giờ đỉnh, việc cần cảm xúc khi còn sức, việc trung tính vào giờ thấp.
Trang thử bốn thay đổi trong một tháng:
- Gom họp vào buổi chiều. Cô rời bốn cuộc họp cập nhật trạng thái mà một bản tin viết sẵn có thể thay thế, và rút ngắn hai cuộc họp khác. Họp giảm từ 22 xuống 15 giờ.
- Chặn bốn khối tập trung. Từ thứ Ba đến thứ Sáu, 8 giờ 30 đến 11 giờ 30 là khối làm việc sâu, ghi rõ trên lịch chung. Bốn khối, mỗi khối 3 giờ, là 12 giờ.
- Gom tin nhắn vào ba khung. Đầu giờ sáng, sau ăn trưa và cuối chiều. Tin nhắn giảm từ 9 xuống 6 giờ vì trả lời gộp nhanh hơn trả lời rải rác.
- Giữ 4 giờ trống mỗi tuần cho việc phát sinh, thay vì để việc phát sinh lấy vào buổi tối.
| Loại việc | Trước | Sau |
|---|---|---|
| Họp | 22 | 15 |
| Tin nhắn | 9 | 6 |
| Tập trung | 6 | 12 |
| Hành chính | 8 | 8 |
| Dự phòng | 4 | |
| Cộng giờ văn phòng | 45 | 45 |
Kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên có thêm cách chọn việc nào xứng đáng với khối tập trung.
Nạp lại trong ngày, không chỉ cuối tuần
Chờ đến cuối tuần mới nghỉ giống như chỉ đổ xăng khi xe đã chết máy. Vài thói quen nhỏ giữ năng lượng trong ngày:
- Nghỉ 5 đến 10 phút giữa hai khối việc khó, đứng dậy, rời màn hình.
- Không xếp họp liền nhau suốt buổi chiều. Để 5 phút giữa các cuộc họp.
- Ăn trưa không phải tại bàn, ít nhất vài ngày một tuần.
- Sau một cuộc họp căng thẳng, đi bộ một vòng trước khi bắt đầu việc tiếp theo.
- Với một số buổi 1:1 không cần màn hình, thử vừa đi bộ vừa nói chuyện.
Khi lịch không thuộc về bạn
Không phải ai cũng tự quyết được lịch mình. Nếu sếp hay đặt họp vào giờ đỉnh của bạn, hãy nói chuyện bằng kết quả, không bằng sở thích: "Em làm spec nhanh nhất vào buổi sáng. Nếu giữ được sáng thứ Ba đến thứ Sáu, em nghĩ spec hoàn tiền sẽ xong sớm hơn một tuần. Anh thấy có được không?" Bài 4 đi sâu hơn về cách đề nghị như vậy.
Làm ngay
Lấy lịch tuần trước của bạn. Cộng giờ theo năm nhóm như bảng của Trang và đánh dấu năng lượng của mỗi nhóm. Tìm giờ đỉnh của bạn. Rồi thiết kế tuần tới với ít nhất hai khối tập trung trong giờ đỉnh và một khoảng dự phòng. Sau một tuần, so sánh: số giờ làm buổi tối có giảm không?