Người dẫn đội đặt ra nhịp, dù có muốn hay không
Một cá nhân có thể đặt ranh giới, nhưng ranh giới đó chỉ bền nếu môi trường cho phép. Người quản lý là người có ảnh hưởng lớn nhất đến môi trường đó, qua cả những gì họ nói lẫn những gì họ làm. Một trưởng nhóm nói "tối đừng làm việc" nhưng gửi tin lúc 23 giờ đang dạy đội điều ngược lại.
Bài này dành cho người dẫn đội: Head of Product, trưởng nhóm PM, BA lead, hay một PM đang dẫn một nhóm. Nó cũng hữu ích cho người không quản lý ai, vì nó giúp bạn biết nên đề nghị gì với quản lý của mình.
Đội của anh Đức (giả định)
Anh Đức là Head of Product ở Nhà Sạch, quản lý năm người: ba PM là Trang, Long và Vy, cùng hai BA. Sau khi Trang kể về việc cô làm 60 giờ mỗi tuần trong buổi 1:1, anh tự hỏi: có bao nhiêu người khác trong đội đang như vậy mà không nói?
Tín hiệu ở cấp đội
Người quản lý không nhìn thấy năng lượng của từng người, nhưng thấy được những dấu vết trong cách đội làm việc. Đây là tín hiệu để để ý và hỏi thêm, không phải để kết luận về một ai.
| Tín hiệu | Cách quan sát | Câu hỏi nên đặt |
|---|---|---|
| Tin nhắn ngoài giờ tăng | Giờ gửi tin trong nhóm, trên công cụ quản lý việc | Việc gì đang không làm kịp trong giờ? |
| Ngày phép không được dùng | Số ngày phép còn lại so với cùng kỳ | Có ai thấy mình không thể nghỉ không? |
| Im lặng trong họp | Người hay góp ý ít nói hẳn | Họ đang mệt, hay đang thấy ý kiến không được nghe? |
| Chất lượng giảm | Lỗi lặp lại, spec thiếu, hẹn trễ | Khối lượng có vượt sức không? |
| Hoài nghi tăng | Câu "làm gì cũng thế" xuất hiện nhiều hơn | Đội còn thấy công việc có ý nghĩa không? |
Lập kế hoạch ở 80%, không phải 100%
Một sai lầm phổ biến là lên kế hoạch dùng hết 100% giờ làm. Nhưng công việc sản phẩm luôn có việc phát sinh: sự cố, yêu cầu gấp, một cuộc họp đột xuất. Kế hoạch 100% nghĩa là mọi việc phát sinh đều lấy vào buổi tối.
Anh Đức đổi cách lập kế hoạch: mỗi người có 45 giờ, chỉ lên kế hoạch cho 80%, tức 36 giờ. Với năm người, đội có 180 giờ kế hoạch mỗi tuần, phần còn lại, 9 giờ mỗi người, để cho việc phát sinh và thời gian thở. Khi một yêu cầu mới đến mà 180 giờ đã đầy, câu hỏi trở thành "việc gì lùi lại", không phải "ai làm thêm tối nay".
Thiết kế nhịp làm việc bền
| Thực hành | Làm thế nào | Vì sao có tác dụng |
|---|---|---|
| Giới hạn việc dở dang | Mỗi người tối đa hai đến ba việc lớn cùng lúc | Giảm chuyển ngữ cảnh, việc xong nhanh hơn |
| Khối không họp | Hai buổi sáng mỗi tuần cả đội không đặt họp | Bảo vệ thời gian tập trung cho mọi người |
| Thoả thuận phản hồi | Bản bốn mức như ở bài 5, viết ra, cả đội đồng ý | Cho phép tắt máy buổi tối mà không lo |
| Trực luân phiên | Một người trực mỗi cuối tuần, có nghỉ bù | Những người khác được nghỉ thật |
| Cao điểm có hạn | Mọi giai đoạn chạy nước rút có ngày kết thúc và tuần hồi phục sau đó | Cao điểm không trở thành trạng thái bình thường |
| Hỏi về tải trong 1:1 | Mỗi buổi 1:1 có một câu về khối lượng và năng lượng | Phát hiện sớm thay vì đợi đến khi có người nghỉ việc |
Người dẫn đội làm gương
Trong môi trường có thứ bậc, đội nhìn vào người quản lý để biết điều gì thực sự được chấp nhận. Anh Đức thay đổi ba thói quen của chính mình:
- Hẹn giờ gửi mọi tin nhắn soạn sau giờ làm sang sáng hôm sau.
- Nghỉ phép công khai: báo trước cho đội, không trả lời tin trong kỳ nghỉ, giao người thay quyết định.
- Về đúng giờ vài ngày một tuần, và nói ra điều đó, để mọi người thấy về đúng giờ không bị đánh giá.
Khi bạn thấy dấu hiệu ở một người trong đội
Nếu một người trong đội có nhiều dấu hiệu ở bài 1, hãy chọn một buổi 1:1 riêng, không vội.
- Mô tả điều bạn quan sát, không gán nhãn: "Anh thấy mấy tuần nay em hay làm đến khuya và ít nói trong họp."
- Hỏi mở và nghe nhiều hơn nói: "Công việc với em dạo này thế nào?"
- Hỏi về tải, không về tính cách: "Việc nào đang nặng nhất? Nếu bỏ hoặc lùi một việc, em muốn đó là việc nào?"
- Thay đổi thật: giao lại việc, lùi hạn, giảm họp. Lời quan tâm không kèm thay đổi tải sẽ nhanh chóng mất ý nghĩa.
- Không chẩn đoán, không tư vấn y tế. Nếu người đó kể về dấu hiệu nặng như mệt kéo dài, mất ngủ, thấy vô vọng, hãy khuyến khích họ gặp bác sĩ hoặc chuyên gia, cho họ thời gian để đi, và nếu công ty có chương trình hỗ trợ nhân viên thì giới thiệu.
- Nếu có nguy hiểm trước mắt, chẳng hạn người đó nói về ý định tự làm hại bản thân, đừng để họ một mình, gọi 115, và báo cho người có trách nhiệm trong công ty theo quy trình.
Giữ bí mật và tôn trọng
Điều một người kể về sức khoẻ hay hoàn cảnh riêng là thông tin của họ. Chỉ chia sẻ khi họ đồng ý, và chỉ với người cần biết để hỗ trợ. Sự tin tưởng mất đi một lần thì cả đội sẽ thôi kể.
Làm ngay
Nếu bạn dẫn đội: xem giờ gửi tin của đội trong hai tuần, kể cả của chính bạn, và đếm số ngày phép chưa dùng. Tính số giờ kế hoạch ở mức 80% cho đội của bạn. Chọn một thực hành trong bảng để thử trong tháng tới. Nếu bạn không dẫn đội: chọn một thực hành bạn muốn đề nghị với quản lý, và chuẩn bị cách nói theo bài 4.