Hồi phục cần thời gian thật sự tách khỏi công việc
Bài 3 sắp xếp lại giờ làm việc. Bài này bảo vệ phần còn lại: buổi tối, cuối tuần, kỳ nghỉ. Hồi phục không xảy ra khi bạn "ở nhà nhưng vẫn để mắt đến điện thoại". Nó cần khoảng thời gian mà bạn biết chắc sẽ không bị gọi về công việc, trừ khi thực sự có chuyện.
Với nhiều người làm sản phẩm ở Việt Nam, ranh giới đó bị mài mòn chủ yếu qua tin nhắn: Zalo, Slack, Teams, Messenger. Không ai yêu cầu bạn trả lời lúc 22 giờ. Nhưng khi mọi người đều trả lời, việc không trả lời có cảm giác như một tuyên bố.
Đếm trước khi đặt ranh giới
Trang đếm tin nhắn công việc cô nhận sau 19 giờ trong một tuần (giả định).
| Chỉ số | Số lượng |
|---|---|
| Nhóm Zalo công việc cô đang ở | 14 |
| Tin nhắn nhận sau 19 giờ trong tuần | 96 |
| Tin thực sự cần cô trả lời trong tối đó | 9 |
| Tin là sự cố thật, cần xử lý ngay | 2 |
Việc đếm có tác dụng vì nó biến một cảm giác mơ hồ ("mình phải luôn trực") thành một vấn đề có thể giải: làm sao để 2 tin khẩn cấp đến được với mình mà không cần đọc 94 tin còn lại.
Ranh giới cá nhân bắt đầu từ thiết kế, không từ ý chí
Cố gắng "không nhìn điện thoại" thường thất bại. Thay đổi cách tin nhắn đến với bạn hiệu quả hơn.
- Tắt thông báo cho các nhóm Zalo không cần bạn ngay, giữ thông báo cho một hai nhóm thật sự quan trọng.
- Rời các nhóm bạn chỉ đọc mà không bao giờ cần đóng góp. Nhờ người trong nhóm tóm tắt nếu có gì liên quan.
- Đặt trạng thái hoặc tin nhắn tự động sau giờ làm, nói rõ khi nào bạn sẽ đọc và cách liên hệ khi khẩn cấp.
- Hẹn giờ gửi tin nhắn của chính bạn. Nếu bạn soạn lúc 21 giờ, hẹn gửi lúc 8 giờ 30 sáng hôm sau.
- Tách thiết bị hoặc tài khoản nếu có thể, để buổi tối điện thoại cá nhân không phải là văn phòng.
Ranh giới của đội — thoả thuận phản hồi
Ranh giới cá nhân dễ đổ vỡ nếu cả đội vẫn kỳ vọng phản hồi ngay. Cách bền hơn là cả đội thống nhất một thoả thuận phản hồi: ngắn, viết ra, ai cũng thấy. Trang đề xuất với đội và anh Đức bản sau:
| Mức | Ví dụ | Kênh | Thời gian phản hồi kỳ vọng |
|---|---|---|---|
| Khẩn cấp | Thanh toán lỗi, khách không đặt được lịch | Gọi điện cho người trực | Trong 15 phút, mọi lúc |
| Gấp trong ngày | Quyết định cần trước buổi họp sáng mai | Tin nhắn trực tiếp, trong giờ làm | Trước khi hết giờ làm |
| Bình thường | Câu hỏi, góp ý, cập nhật | Nhóm chung | Trong ngày làm việc tiếp theo |
| Thông tin | Bản tin, tài liệu để đọc | Nhóm chung hoặc email | Không cần phản hồi |
Cuối tuần và trực sự cố
Một sản phẩm đang chạy cần có người trực. Nhưng "mọi người đều trực mọi lúc" là cách tổ chức tệ nhất: không ai được nghỉ thật. Một lịch trực luân phiên, mỗi người một cuối tuần trong vài tuần, kèm danh sách rõ ràng thế nào là sự cố, cho phép những người còn lại tắt máy. Người trực cuối tuần nên được nghỉ bù.
Khi sếp là người nhắn lúc 22 giờ
Đây là tình huống khó nhất trong môi trường có thứ bậc. Thường thì người nhắn muộn chỉ đang tranh thủ ghi lại ý nghĩ, không chờ trả lời ngay. Nhưng nếu không hỏi, bạn không biết. Hãy hỏi một lần, trong giờ làm, bằng giọng tìm hiểu chứ không phàn nàn:
"Anh ơi, tối anh hay gửi việc cho em. Em muốn hỏi để làm cho đúng: những tin đó anh cần em trả lời ngay trong tối, hay sáng hôm sau là được ạ? Nếu có việc gấp thật, anh gọi em nhé."
Phần lớn người quản lý sẽ trả lời "sáng mai là được". Câu trả lời đó là sự cho phép bạn cần. Nếu câu trả lời là "phải trả lời ngay", bạn có thông tin rõ về kỳ vọng thật, và có thể bàn tiếp về khối lượng việc trong buổi 1:1.
Ranh giới với gia đình và chính mình
Đôi khi áp lực làm thêm đến từ trong nhà: bố mẹ thấy con về muộn là con được tin tưởng, hoặc bạn tự thấy có lỗi nếu nghỉ khi đồng nghiệp còn làm. Không cần tranh luận với ai. Có thể đơn giản giải thích với gia đình rằng làm việc bền giúp bạn đi đường dài trong nghề, và giữ những buổi tối dành cho gia đình như một cam kết thật, cũng quan trọng như một cuộc họp.
Làm ngay
Đếm tin nhắn công việc bạn nhận sau giờ làm trong một tuần, theo bốn dòng như bảng của Trang. Rời hoặc tắt thông báo ít nhất ba nhóm. Rồi phác thảo một thoả thuận phản hồi bốn mức cho đội bạn, mang đến buổi họp đội tiếp theo như một đề xuất để cùng sửa, không phải một quy định.